Uno de los consejos más valiosos que he recibido para ser más eficiente como emprendedora es del libro E-myth de Michael Gerber y consiste en documentar todos los procesos y las cosas que uno hace en su negocio. He escrito anteriormente sobre este libro, pero hoy quiero profundizar en él y darte algunos ejemplos de mi negocio. 

E-myth te sugiere que imagines que tu negocio es una franquicia y que documentes todos tus procesos y los de las personas que trabajan para ti. De esta forma te asegurarás de crear las estructuras necesarias para que cualquier persona pueda tomar tus procesos y ejecutarlos de la misma manera que tú lo haces. Con esto vas a lograr siempre tener los mismos resultados, consistencia en tu producto o servicio y también ahorrarás mucho tiempo. Además, te quitará a ti la carga de tener que estar contestando constantemente las mismas preguntas y entrenando siempre sobre lo mismo. Si tú te fueras de vacaciones por un mes o por alguna razón te resultara imposible trabajar, tu negocio tiene que estar estructurado de tal manera que todo continúa funcionando de forma normal durante tu ausencia. Inclusive si no estás fuera, al delegar correctamente tendrás más tiempo para hacer otras cosas en tu negocio, sin estar repitiendo lo mismo.

Hoy trabajé en crear sistemas y un video de explicación para mi equipo sobre todo lo que hago cada vez que hay una nueva generación de la Escuela de Emprendedoras. Aunque parezca que es sencillo lanzar un curso, en realidad es complejo ya que requiere hacer más de 40 páginas internas con información: de cada módulo, de bienvenida y con información adicional; los tutoriales, las páginas y llamadas en vivo, abrir los enlaces de las llamadas en vivo, crear calendarios en PDF y grupo de Facebook, entre otras cosas.

Normalmente yo me encargo de todo esto, sin embargo este año, como parte de mi meta de involucrar más personas a mi equipo y aprender a delegar, grabé todo mi proceso (yo utilizo un sistema paragrabar pantallas y enviar los videos automáticamente por correo que se llama Loom, es una aplicación de Chrome) y les compartí el checklist de todo lo que hay que tener listo.

Hacer un manual de operaciones y documentar tus procesos no es una tarea sencilla, ya que requiere muchas horas y dedicación, pero a la larga te va a ahorrar mucho tiempo y energía en el futuro. 

Aquí te doy algunas ideas de los procesos que deben estar documentados en un negocio virtual:

· ¿Cómo se contestan correos? Anota las preguntas más comunes y crea respuestas “machote” para ellas. Puedes guardarlas en Gmail como canned response y luego utilizarlas cada vez que tengas que dar esa misma respuesta o adaptarla a un email similar. Esto te ayudará también a entrenar a alguien en servicio al cliente para que responda como tú.

· ¿Cómo se actualiza la página web ó se carga contenido en ella? Todo mi equipo sabe cómo subir una imagen o un artículo a WordPress, es de lo primero que les pido que aprendan (hay un video paraello), porque ahorra tiempo y es indispensable.

· ¿Cuál es la línea de diseño y tu imagen? ¿Te imaginas si cada vez que le pidieras a una diseñadora gráfica o trabajaras en conjunto con alguien tuvieses que buscar el código de color de tu logo y los fonts? Todo esto tiene que estar documentado.

· ¿Tienes una bio? Dale acceso fácil a tu equipo a ella, te ahorrarás tener que estar entregándola cada vez que alguien la pide.

· Contraseñas que utiliza todo el equipo: hay contraseñas para programas, como por ejemplo picmonkey o stocks de fotos, que casi todo tu equipo tiene que accesar. Crea una tabla con estas contraseñas y quién tiene acceso a ellas. De esta forma si la cambias, solamente la actualizas allí y no tienes que estar mandando correos para avisar que se cambio o respondiendo si alguien olvida una clave.

· Políticas de devolución o de los cursos: esto es algo que implementé hace meses y funciona bien; reglas claras con respecto a devoluciones, accesos a los cursos (por ejemplo si un alumno no paga las cuotas), emails de recordatorio de cobros y procesos en general para los alumnos que han adquirido un curso. Las reglas son parejas para todos los alumnos, sin excepciones, y están todas por escrito.

· Horarios de publicación en redes sociales: ¿a qué hora publicas en cada red social? ¿qué tipo de contenido se publica? ¿cuáles son los hashtags que utilizas? ¿cuál es el tono de voz? ¿cómo son los artes?

· Eventos especiales: por ejemplo, para el reto de batidos hay un documento que yo mando como recordatorio un mes antes de cada reto. En él está todo lo que tiene que hacer y saber el equipo, que quizás ya se lo saben de memoria, pero es un buen recordatorio. Por ejemplo, un mes antes se diseñan las recetas, se hace la lista de compras y los artes de expectativas. Quince días antes se comienza a anunciar, una semana antes se publica más a menudo, el día que sale la lista de compras se publica en redes y se manda correo, al día siguiente se recuerda en redes que está la lista disponible, etc. Esto nos ahorra tiempo y a mi me ahorra también tener que recordar lo que hay que hacer en cada reto.

El mejor momento para hacer todo este trabajo es desde que inicias con tu negocio, entre más temprano mejor. Si hay algo que yo hubiera deseado hacer es comenzar a documentar mis procesos antes e implementarlos, es decir, obligar a todas las personas que me ayudan a diario a seguir los protocolos y mantenerlos al día. Estoy en el proceso de desarrollar todo esto y, aunque me falta mucho, he notado la diferencia con lo que sí he implementado hasta ahora.

Con cariño,

MJ

P.S. Esta es mi entrada No. 69 del Proyecto de 100 Días

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